Tijdens het zogenaamde 'verkoudheidsseizoen' is het in veel praktijken erg druk. U kunt uw patiënten vervelende wachttijden buiten de wachtruimte laten doorbrengen - met behulp van speciale patiëntenoproepsystemen. Hoe doen onze oosterburen dat?

De herfst en winter leiden vaak tot volle wachtkamers. Het is maar al te begrijpelijk dat vele patiënten zich ongemakkelijk voelen in een kleine ruimte met zieke mensen.

En wachten staat niet bepaald bekend als een stemmingsverbeteraar. Vaak doen ze zelfs de agressie toenemen. 

Sommige artsenpraktijken willen daarom de tijd die hun patiënten in de praktijk doorbrengen zo kort en aangenaam mogelijk maken en gebruiken daarvoor wachtrijmanagement aan de hand van patiëntenoproepsystemen waarmee patiënten een wandeling kunnen maken, koffie kunnen drinken of zelfs boodschappen kunnen doen in plaats van in de praktijk te blijven wachten. Enkele systemen die het goed doen in Duitsland volgens ons zusterblad.

Pager

Het bekendste voorbeeld van oproepsystemen zijn de populaire pagers: apparaten op batterijen die trillen of een geluidssignaal afgeven wanneer de patiënt aan de beurt is. Dit model is nu gemeengoed in horecagelegenheden.

Huisarts Dr. Marc Metzmacher uit Gunzenhausen in Franken biedt de piepers sinds de pandemie van het coronavirus aan zijn patiënten aan en ze zijn erg enthousiast, zoals hij beklemtoont in een interview met Ärzte Zeitung.

De praktijk heeft tien piepers in omloop en het signaal bereikt een afstand van ongeveer 500 meter. Zijn team heeft daardoor niet meer werk, beklemtoont hij. Er wordt een lijst bijgehouden van wie met welke pieper onderweg is. Als de patiënt aan de beurt is, hoeven zijn praktijkassistenten alleen maar op een knop te drukken. “Het is sneller dan iemand uit de wachtkamer op te roepen.”

Zijn team weet ook precies wie er opgepiept moet worden met de juiste aanlooptijd. “Voor degenen die minder mobiel zijn en langer nodig hebben om terug te keren naar de praktijk, geven we soms vijf minuten van tevoren een seintje.”

Ook goede ervaringen in ziekenhuizen

De Varisano Kliniek in Frankfurt-Höchst heeft ook goede ervaringen met de pagers. 

“Hierdoor hebben patiënten de mogelijkheid om iets te drinken of te eten in ons ziekenhuiscafé of om zich te verplaatsen in ons gebouw”, zegt een woordvoerster. Ouders met kinderen kunnen ook naar de naburige speeltuin.

Dat neemt veel druk weg van de spoedafdeling: “In het begin reageren de meeste ouders met ongeloof, maar daarna gaan ze snel en graag op het aanbod in. De feedback is altijd goed.”

De piepers ontbreken nog op de spoedafdelingen voor volwassenen van het ziekenhuis. Structurele omstandigheden verhinderen momenteel dat het signaal voldoende bereik heeft.

Maar ook hier zouden ze verlichting moeten brengen: vooral patiënten met lichte ziekten of verwondingen uiten vaak hun ongenoegen over de wachttijden, omdat zij meestal het langst moeten wachten als er ernstige noodsituaties zijn, zegt de woordvoerster.

QR-code

Een ander systeem vertrouwt op wachtrijmanagement zonder externe apparaten. Patiënten scannen na binnenkomst in de praktijk een QR-code met hun smartphone, waarmee ze zich in de virtuele wachtrij kunnen voegen.

De zorginstellingen verstrekken de code via een standaard of een machine met een touchscreen display. Bezoekers hoeven zich niet aan te melden bij de receptie. Ze ontvangen kort voor hun afspraak een bericht op hun mobiele telefoon. 

In de tussentijd kunnen ze de praktijk verlaten. Het praktijkpersoneel heeft geen speciale software nodig voor het programma, maar werkt via een browser-login. Een stoplichtsysteem stelt de assistent ook in staat om zelfstandig de volgorde van patiënten te beïnvloeden en ze voorrang te geven.

Naast de algemene wachtrij zijn er ook aparte digitale wachtkamers voor speciale diensten, bijvoorbeeld voor het nemen van bloedmonsters of het meten van de bloeddruk. 

Inchecken vanuit huis

Er bestaat ook een systeem, gebaseerd op een digitale wachtlijst voor bezoekers die pas naar de praktijk willen komen als ze ook echt aan de beurt zijn.

Patiënten kunnen zich thuis via de website van hun praktijk aansluiten bij de digitale wachtlijst - en in realtime zien wanneer hun behandeling aan de beurt is. De software gaat dus verder dan de traditionele online tools voor het maken van afspraken.

Dat betekent dat patiënten niet naar de praktijk hoeven te komen om een afspraak te maken en dat ze daar ook niet hoeven te wachten. De software is sinds medio 2021 op de markt en inmiddels zijn ongeveer 50 artsenpraktijken in Duitsland klant.

Het gaat alleen om een service voor acute patiënten, omdat alle anderen hun afspraken al van tevoren hebben gemaakt. Belangrijk: Patiënten hoeven geen app te downloaden. Vooral mensen die maar twee keer per jaar naar de dokter gaan, waarderen dit. Ze willen niet nog een extra app op hun mobiele telefoon.